Cinco consejos para aprovechar al máximo las impresoras multifunción

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Xerox desvela cinco claves a tener muy en cuenta para sacar el máximo partido a los equipos multifunción, especialmente entre las pymes.

De acuerdo con un estudio de IDC, el 40% de los procesos de negocio se apoyan en documentos impresos. Esto hace que, a pesar de que llevamos muchos años hablando de ‘la oficina sin papeles’, y de que cada vez más digitalizamos los documentos, los equipos de impresión sigan siendo una parte importante en las empresas.

Junto a esta realidad, cada vez son más las compañías que apuestan por sistemas multifunción para dar respuesta, no solo a sus necesidades de impresión, sino también de escaneo y envío de faxes. No obstante, y a pesar de las muchas posibilidades que permiten estos equipos, son muchas las corporaciones que no las aprovechan al máximo.

Costes y productividad, grandes clave

Para solventar esta carencia, Xerox publica cinco consejos a tener muy en cuenta a la hora de hacer uso de las impresoras multifunción y extraer el máximo provecho.

Impresión móvil segura

• Elegir el equipo correcto para reducir los costes. Los equipos multifunción suponen alrededor del 15% de los gastos totales de la empresa, por lo que será crucial elegir el que mejor se adecúe a las necesidades de cada organización.

• Aprovechar las aplicaciones. La gran cantidad de aplicaciones que hoy en día acompañan a los equipos multifunción pueden contribuir en gran medida a mejorar la productividad, reducir costes y mejorar los flujos de trabajo. Elegir el equipo multifunción teniendo en cuenta sus aplicaciones también será clave.

• Escalabilidad. Es importante estudiar la escalabilidad de permiten los equipos multifunción antes de decantarse por uno. Estudiar las necesidades concretas que tiene la organización y elegir aquella solución que nos permita, no solo solventar las actuales necesidades sino implementar procesos de flujo de trabajo con otros dispositivos, también nos permitirá hacer una inversión con éxito.

• Servicios de impresión gestionados. Cada vez son más las organizaciones que apuestan por contratar los servicios de impresión gestionados por un proveedor. Ahorro de costes, optimización del gasto, ahorro de tiempo para los responsables de TI y, en muchos casos, un mejor control del gasto y una optimización de su seguridad son las grandes ventajas.

• Contar con un proveedor de confianza. No por ser el último consejo es el menos importante. Asociarse con un proveedor que conozca bien las necesidades de cada negocio y esté preparado para crecer con él, es un aspecto clave que toda empresa que tenga miras de futuro deberá tener en cuenta a la hora de invertir en equipos multifunción.

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